Document360: Narzędzie do baz wiedzy

Według HBR, 81% klientów próbuje załatwić sprawy samodzielnie, zanim zwróci się do przedstawiciela serwisu.

Klienci nie lubią długich kolejek do działu pomocy technicznej. Używając platform samoobsługowych, takich jak baza wiedzy, unikają wydłużonego czasu oczekiwania podczas rozmów, emaili czy nawet czatu na żywo. Jednak posiadanie narzędzia samoobsługowego, takiego jak baza wiedzy, jest korzystne nie tylko dla klientów. Jest to również korzystne dla Twojej organizacji.

Możesz cieszyć się takimi korzyściami jak:

• pomoc agentom wsparcia technicznego w zaoszczędzeniu czasu na powtarzających się zapytaniach i skupieniu się na pilnych zadaniach
• pomoc agentom wsparcia w zwiększeniu produktywności w godzinach pracy
• pomoc Twojej organizacji w zmniejszeniu kosztów obsługi klienta.

Lista sięga dalej. Te korzyści stanowią doskonałą przesłankę do tego, dlaczego organizacja powinna zainwestować w bazę wiedzy. Jeśli jeszcze nie dodałeś jej do swojego systemu pomocy technicznej, polecamy wypróbowanie Document360.

Czym jest Document360?

Document360 to baza wiedzy, która pomaga użytkownikom tworzyć zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne repozytoria wiedzy dla ich pracowników i klientów. Oprogramowanie do zarządzania wiedzą zapewnia, że pomaga użytkownikom skalować proces wsparcia bez zwiększania kosztów. Co więcej, oferuje wiele opcji integracji i upraszcza proces migracji dla klientów, którzy już korzystają z systemu bazy wiedzy.

Document360 jest użytecznym narzędziem dla pracowników i klientów do dzielenia się i odkrywania informacji. Pozwala tworzyć strony z często zadawanymi pytaniami, poradniki, dokumentację produktów, SOP, dokumentację oprogramowania, korporacyjne repozytoria wiedzy, bazy wiedzy call center i wiele innych.

Chcesz wiedzieć więcej o Document360? Przewiń w dół, aby poznać listę funkcji, które oferuje.

8 głównych funkcji Document360

Oto lista ośmiu efektywnych funkcji, które według nas, Document360 wykonuje lepiej w porównaniu do innych dostawców usług baz wiedzy.

1. Migracja

Document360 posiada własny zespół migracyjny, aby pomóc Ci w migracji z platform takich jak GitHub, Zendesk, HelpDocs i innych głównych marek w tej samej niszy. Jeden z ich ekspertów od migracji skontaktuje się z Tobą, aby poznać, jak działa Twoje repozytorium i poda szacowany czas procesu. Po zakończeniu tego procesu, wykorzystają oni zautomatyzowane narzędzia, aby rozpocząć proces migracji. Po migracji gwarantują, że przed przekazaniem Ci konta zostanie przeprowadzona kontrola jakości.

2. Tworzenie artykułu do bazy wiedzy

Tworzenie artykułów do Twojego repozytorium wiedzy jest dość proste, dzięki wielu funkcjom Document360, które łączą się, aby zapewnić kompleksowe doświadczenie. Oto co uznaliśmy za przydatne z perspektywy użytkownika:

Document360 pozwala użytkownikom dodawać obrazy i inne angażujące kreacje, takie jak GIF-y i filmy, które zwiększają czytelność każdego artykułu w repozytorium.

Dodaj odpowiednie linki do artykułów na dole każdego z nich, aby pomóc czytelnikom przejść do kolejnej świetnej lektury w Twoim repozytorium. Co więcej, możesz również dodać inne formaty plików, takie jak PPT, DOC i inne. Możesz nawet użyć funkcji hiperłączy, aby dodać odpowiednie linki referencyjne na odpowiednich tekstach zakotwiczenia.

Google Forms

Możesz również dodać Formularze Google do swoich artykułów bazy wiedzy poprzez osadzenie kodu HTML. Jest to doskonałe rozwiązanie dla tych, którzy chcą przechwycić bardziej szczegółowe informacje zwrotne od klientów.

W zgodzie z zasadami SEO

Chcesz zwiększyć widoczność swoich artykułów na wyszukiwarce? Document360 daje Ci możliwość tworzenia artykułów zoptymalizowanych pod kątem pozycjonowania, które mogą być widoczne w wyszukiwarkach. Możesz dodać tytuł wieku, opis, slug, obrazek i tagi by zoptymalizować artykuł pod kątem wyników wyszukiwania.

Spis treści

Jest to automatyczna funkcja, którą Document360 oferuje swoim użytkownikom. Tworzy spis treści dla nagłówków, które znajdują się pod tagami H2, H3 i H4.

2. Zaawansowane wyszukiwanie

Pomóż swoim klientom, potencjalnym klientom i pracownikom znaleźć odpowiednie informacje szybciej dzięki opcji zaawansowanego wyszukiwania w Document360. Wystarczy, że włączysz ją w opcji ustawień artykułu. Możesz również włączyć opcję podświetlania pasujących słów kluczowych w ustawieniach, aby pomóc użytkownikom szybciej znaleźć poszukiwane informacje.

3. Edytor typu WYSIWYG

Edytor artykułów Document360, z prostym interfejsem i silnymi narzędziami, pozwala Ci tworzyć niesamowite struktury w swoich pismach. Możesz użyć Markdown or a WYSIWYG editor.

Edytor WYSIWYG (What You See Is What You Get) to funkcja, która sprawia, że edycja artykułu wydaje się prostym procesem. W jednym oknie edycyjnym możesz zobaczyć, jak twój artykuł będzie wyglądał po opublikowaniu, ponieważ jest on już w trybie podglądu. Co więcej, możesz przełączyć się z edytora Markdown do edytora WYSIWYG w kilka sekund, dzięki czemu proces edycji jest jeszcze prostszy dla użytkowników.

Document360 obsługuje również edytor markdown, dzięki czemu osoby znające składnię Markdown mogą po prostu budować artykuły wiedzy za pomocą tego edytora. Zawiera on edytor tekstu Markdown dla łatwej edycji i stylizacji. Używając składni Markdown, możesz zawrzeć linki, filmy, zdjęcia, tabele i próbki kodu w swoich artykułach bazy wiedzy.

4. Branding

Chcesz mieć pewność, że stosujesz się do wytycznych dotyczących marki na całej stronie? Oto jak Document360 pomaga Ci to osiągnąć.

Zaawansowane ustawienia personalizacji

Document360 oferuje swoim klientom wiele opcji CSS. Niektóre z nich to zmiana koloru przycisków opinii, przenoszenie sekcji powiązanych artykułów, ukrywanie menedżera kategorii, dostosowywanie czcionek i nagłówka i wiele innych.

Motyw kolorów

Document360 pomaga także swoim użytkownikom zaimplementować motyw marki do repozytorium wiedzy. Pozwala wybrać podstawowe i drugorzędne kolory z kodów Hex i wdraża je od razu.

Własne logo

Masz możliwość dodania logo swojej firmy do repozytorium wiedzy. Wystarczy, że prześlesz logo, które będzie zgodne z Twoją identyfikacją wizualną.

Własna domena

Document360 pozwala na “mapowanie” istniejącej domeny do Twojej witryny docs. Ze względu na branding i wiarygodność, możesz zdecydować się na utrzymanie nazwy domeny u wielu dostawców. Możesz połączyć subdomenę swojej domeny z adresem URL projektu Document360 (na przykład dokumentacja.mojafirma.pl lub pomoc.mojafirma.pl).

5. Bezpieczeństwo

Document360 jest zgodny z wymogami RODO i zapewnia, że wszystkie zgromadzone dane są bezpieczne. Aby zwiększyć bezpieczeństwo wszystkich danych, oferuje następujące funkcje.

Prywatna dokumentacja

Nadaj autoryzowany dostęp wybranym członkom zespołu, aby uniknąć wycieku danych.

Role zespołowe

Przydziel role każdemu użytkownikowi w oparciu o projekt, w który jest zaangażowany. Tylko kilka osób może uzyskać dostęp do administratora, podczas gdy wybrane osoby mogą być redaktorami, a inni głównie czytelnikami.

SSO (pojedyncze logowanie)

Dzięki funkcjom uwierzytelniania użytkowników, takim jak SSO (Single Sign-On), Document360 pomaga użytkownikom skutecznie zabezpieczać dane i oferować dostęp tym, którzy mają link do strony logowania.

Ograniczenie IP

Jeśli tworzysz dokumentację wewnętrzną, pozwól na dostęp do niej tylko kilku osobom używając ograniczeń IP.

Możesz również uzyskać dostęp do innych funkcji bezpieczeństwa, takich jak:

• kontrola wersji
• grupy bezpieczeństwa
• kopia zapasowa i przechowywanie
• audyt zespołu

6. Raporty i analityka

Raportowanie i analityka Document360 są bardzo rozbudowane, obejmują analizy wydajności artykułów, analizy zespołu i analizy wyszukiwania, które są wizualnymi raportami pokazującymi ilość polubień, odsłon i przeczytanych artykułów. Analityka wyszukiwania dostarcza statystyk dotyczących treści, które są wyszukiwane i oglądane, słów kluczowych, które są często wyszukiwane i terminów, które nie są wyszukiwane.

Oprócz analizy wydajności i wyszukiwania, bada również stan linków dla uszkodzonych linków, analizy opinii, odchyleń zgłoszeń i spostrzeżeń na temat nie znalezionych stron.

Pomaga nawet zidentyfikować, czego użytkownicy szukali, ale nie udało im się znaleźć z powodu funkcji “strona nie znaleziona”.

7. Zarządzanie zespołem

W Document360 znajdziesz również zaawansowane funkcje zarządzania zespołem. Możesz kategoryzować użytkowników jako właścicieli, administratorów, redaktorów i autorów projektów. Właściciele i administratorzy mają możliwość dodawania nowych użytkowników. Wystarczy, że wybiorą rolę i dodadzą ich adresy e-mail, aby dodać użytkowników do procesu tworzenia dokumentacji. Natomiast redaktorzy i autorzy projektów mają ograniczony dostęp do bazy wiedzy, co pomaga im skupić się na ich indywidualnych rolach i obowiązkach.

8. Integracje

Zintegruj aplikacje firm zewnętrznych z Document360, aby uwolnić pełen potencjał możliwości bazy wiedzy. Dzięki ponad 20 opcjom integracji, możesz wybierać spośród takich kategorii jak czat na żywo, analityka, automatyzacja marketingu i komentowanie. Możesz również dodać JavaScript Snippets, aby zintegrować swoją ulubioną aplikację z Document360.
Możesz również wygenerować wiele kluczy API dla różnych scenariuszy użycia. Niektóre z aplikacji, które łączą się z Document360 to Freshdesk, Zendesk, Intercom, Drift, Slack, MS Teams, Crowdin, Chrome, Zapier, and Integrately.

Podsumowanie

Document360 to oprogramowanie do tworzenia baz wiedzy, które tworzy zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne repozytoria. Może pomóc Ci zaoszczędzić czas i zmniejszyć ogólny koszt wsparcia.

Możesz przetestować Document360 za darmo w ramach planu freemium z ograniczonymi możliwościami lub zapisać się na 14-dniową bezpłatną wersję próbną bez ograniczeń, bez konieczności podawania karty kredytowej. Aby poznać cenę, zapoznaj się z prostą strukturą cenową, jako że stawki różnią się w zależności od liczby osób w zespole, poziomu usługi i czasu trwania subskrypcji.

O Autorze

Jubina Prabhakaran jest specjalistką od marketingu cyfrowego. Uwielbia dzielić się swoimi przemyśleniami i strategiami na temat biznesu, marketingu i wszystkiego, co związane z SaaS. W wolnym czasie uwielbia podróżować i słuchać muzyki.