FollowUpThen – najprostszy sposób, by uprzątnąć Twoją skrzynkę

Ilość maili piętrzących się w skrzynce potrafi być frustrująca. Tym bardziej że każdego dnia napływają kolejne. Nadmiar maili zabija produktywność, ale nie jest to forma komunikacji, z której możesz tak po prostu zrezygnować. Częścią Twojej pracy jest odpowiadanie na emaile w terminie, ale nie od razu po ich pojawieniu się w skrzynce. Aplikacje do mailowego follow-up i aplikacje przypominające o zadaniach, sprawiają, że odpisywanie na maile będzie łatwiejsze, a Twoja produktywność wzrośnie. W ten sposób uwaga Twoja lub grupy będzie skierowana dokładnie na to, co najistotniejsze.

FollowUpThen to usługa do mailowego follow-up z funkcją zarządzania zadaniami, a także z kilkoma innymi cechami zwiększającymi produktywność. Użytkownicy mają możliwość ustawienia przypomnień według priorytetu. FollowUpThen sprawia, że zarządzenie emailami jest proste, dzięki czemu już nigdy nie zapomnisz odpowiedzieć na ważny email.

FollowUpThen – koniec ze stresem wywoływanym przez pocztę elektroniczną

Przeglądanie tak dużej liczby emaili potrafi zniechęcić. Bywa, że maile nas wręcz zasypują i potrafi minąć kilka tygodni, aż damy radę odpowiedzieć na nie wszystkie. Bywa też tak, że nie otrzymujemy na nasze maile odpowiedzi. FollowUpThen pozwala ustawić przydatne przypomnienia o emailach. Czyści też skrzynkę. Z FollowUpThen masz pewność, że nie każdy istotny email otrzyma odpowiedź, nawet jeśli jesteś akurat całkowicie pochłonięty przez jakieś inne, pilne zadanie. FollowUpThen zawiera kilka niesamowitych funkcji, które czynią wymianę maili bezstresową.

• Follow-up – ustaw mailowy follow-up poprzez przesyłanie maili na FollowUpThen.com z odpowiednim formatem czasu
• Zadania – ustawiaj przypomnienia o zadaniach do wykonania dla siebie lub innych
• Wykrywanie odpowiedzi – wykrywa czy odpowiedź na dany email nadeszła w ustalonym terminie (format czasu). Automatyczne anulowanie funkcji wykrywania odpowiedzi następuje, jeśli odbiorca maila nadesłał odpowiedź przez wyznaczonym czasem.
• Format czasu – szeroki wybór formatów czasu pozwala na ustawienie dogodnych działań i harmonogramu przypomnień. Można ustawić działania w cyklicznych odstępach, o określonej porze dnia, określonej dacie i godzinie, dniach tygodnia lub szczególnych dniach w miesiącu.
• Wygodny czas przypomnienia – możesz ustawić działania w następujący sposób: every1pm (zawsze o 13:00), every-6am-SMS (zawsze o 6:00 SMS), everyday-630am (codziennie o 6:30), 6pmDaily (codziennie o 18:00), Daily1600 (codziennie o 16:00), weekdays6pm (w tygodniu o 18:00).
• Integracja z kalendarzem – możliwa jest integracja z wszystkimi nowoczesnymi aplikacjami Kalendarza. Integracja z kalendarzem to dane z kalendarza w formacie Webcal.
• Czynności na bazie emaila – dostępne są funkcje emailowe, takie jak przełóż, anuluj, wykonane, oczekujące.
• Autouzupełnianie – możliwość automatycznego uzupełniania regularnie używanych adresów emailowych. Wystarczy jedynie wysłać maila na autocomplete@followupthen.com, a usługa oparta na bazie chmury zapamięta za Ciebie adres email.

Jak to działa

FollowUpThen działa na bazie chmury, dlatego pobieranie ani instalacja nie jest potrzebna.

1. Pierwszym krokiem przy użyciu FollowUpThen jest wybór jednego z oferowanych planów.
2. Po wybraniu odpowiedniego planu należy kliknąć przycisk Darmowa Próbka, dzięki czemu będzie można stworzyć konto na FollowUpThen.
3. Należy wybrać strefę czasową i utworzyć hasło. Link aktywacyjny zostanie wysłany na wskazany adres mailowy.
4. Po kliknięciu linku aktywacyjnego wyświetli się strona, na której można dokonać wyboru funkcji FollowUpThen.
5. Tworzenie follow-up jest proste. Należy wybrać maila, do którego chcemy utworzyć follow-up lub przypomnienie, a następnie przekierować go na adres tomorrow4pm@followupthen.com. Email zostanie wysłany na naszą skrzynkę następnego dnia, dokładnie o 16:00, dzięki czemu będzie można podjąć odpowiednie kroki, by odpowiedzieć na email.
6. By poznać różne formaty daty dla mailów follow-up, należy zapoznać się z informacjami w sekcji format daty.
7. Aby użyć funkcji Wykrywania Odpowiedzi, należy ustanowić połączenie skrzynki odbiorczej swojego maila z FollowUpThen.com. Po wybraniu połączenia ze skrzynką mailową otrzymamy dostęp do strony, na której będzie można zezwolić FollowUpThen.com na dostęp do naszej skrzynki mailowej. Należy ustawić czas na odpowiedź. Na przykład 3 dni. Wysyłając email do danej osoby, należy dodać 3weekdays-r@fut.io, gdzie fut-io to adresat maila. Jeśli adresat nie odpowie w ciągu trzech dni, otrzymamy email follow-up informujący o nieotrzymaniu odpowiedzi na konkretny mail.
8. Można utworzyć zadanie, wysyłając maila z formatem daty. Na przykład, wysyłając email na 3days-t@followupthen.com sprawi, że po 3 dniach pojawi się w naszej skrzynce przypomnienie o oczekującym zadaniu. Można też przypisać zadanie innej osobie. Na przykład stworzyć zadanie dla Lindy (linda.1256@gmail.com), zaplanowane na 3 dni od obecnej daty/czasu. Jedyne co trzeba zrobić to wysłać zwykłą wiadomość do Lindy i dodać przypomnienie o zadaniu w polu CC.

Zalety i wady

Zalety

• Łatwe w założeniu; bez pobierania i instalacji
• Łatwe w użyciu
• Użyteczne funkcje zwiększające produktywność, aby zarządzanie mailem stało się prostsze
• Możliwość personalizacji
• Możliwość załączników

Wady

• W darmowej wersji brakuje istotnych funkcji
• Drogie – Nawet konto klienta biznesowego umożliwia na dodanie jedynie 2 użytkowników w podstawowym pakiecie. 9$ miesięcznie od użytkownika to nieco drogo.
• Niekompatybilne z czatem. Działa jedynie w formie strony internetowej.

Podsumowanie

Działalność wielu firm skupia się głównie na mailach. Mimo że jest to niezwykle wydatne narzędzie, może stać się zjadaczem czasu i zabójcą produktywności. FollowUpThen pozwala uporać się komunikacją przez email, w inteligentny sposób usuwając zbędne maile z Twojego pola widzenia i umysłu. FollowUpThen sprawia, że nie musisz już zaprzątać sobie głowy stosu maili, jeśli masz na głowie ważniejsze sprawy.