GanttPRO – Oprogramowanie do zarządzania projektami online

Co sprawia, że Twoja firma przynosi znakomite wyniki dla klientów i udziałowców? Przede wszystkim wysoki poziom zawodowy każdego pracownika oraz umiejętności miękkie w komunikacji ze współpracownikami i klientami.

Dodatkowo, konieczne jest zapewnienie solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, które sprawi, że Twój system pracy będzie płynny i wydajny. Obecnie managerowie projektów używają go, aby uniknąć nieporozumień, niedotrzymania terminów i problemów finansowych.

Dzisiaj przedstawimy Wam GanttPRO – internetowy kreator diagramów Gantta do planowania, tworzenia i prowadzenia wielu projektów. Oprogramowanie to jest przeznaczone do kontroli wszystkich procesów roboczych w firmie. Poniżej dowiesz się więcej o jego zaletach i funkcjach.

Oś czasowa diagramów Gantta

Oprogramowanie internetowe do tworzenia diagramów Gantta zapewnia podgląd graficzny wykresów Gantta, który pozwala zobaczyć ogólny obraz projektu. Dzięki ogólnemu obrazowi cały zespół może zrozumieć, co dzieje się w projekcie, tak aby nikt niczego nie przeoczył. Możesz przypisać zadanie, sprawdzić jego czas trwania, a także monitorować jego realizację i postępy. Ponadto, oprogramowanie pozwala na ustawianie kamieni milowych i zależności pomiędzy zadaniami.

Oś czasową można dostosować do własnych potrzeb. Dla większej wygody zespołu zawsze można zmieniać przybliżenie projektów z godzin na dni, tygodnie, miesiące, kwartały, a nawet lata.

Poza tym, możesz ustawić kolor zadań i dodawać/usuwać własne kolumny, aby kontrolować wszystkie najważniejsze aspekty swojego projektu.

Podgląd tablicy

Poza osią czasu diagramu Gantta, możesz śledzić wszystkie swoje zadania na podglądzie tablicy. Jest to klasyczna wizualizacja Kanbana, na której możesz sortować zadania według statusu (Otwarte, W trakcie, Gotowe, Zamknięte), priorytetu (Najniższy, Niski, Średni, Wysoki, Najwyższy) i ludzi. Używając funkcji “przeciągnij i upuść”, możesz przenieść zadania do prawej kolumny.

Możesz również wybrać “Moje zadania” z lewej strony i zobaczyć wszystkie swoje otwarte i bieżące zadania w widoku siatki. Tutaj możesz przeglądać dowolne zadanie, zmieniać jego status lub wprowadzać poprawki w ustawieniach zadań.

Zarządzanie zadaniami

Funkcja ta obejmuje takie opcje jak:

• Statusy;
• Priorytety (Najniższy, Niski, Średni, Wysoki, Najwyższy);
• Koszt;
• Czas trwania;
• Oszacowanie;
• Rejestr czasu pracy;
• Postęp.

Powyższe wskaźniki można śledzić i zmieniać, klikając na zadanie i wybierając “Task settings”.

Możliwa jest również zmiana daty wykonania poszczególnych zadań, pod-zadań lub projektów przy użyciu metody “przeciągnij i upuść” na osi czasu. W przypadku gdy ta czynność ma wpływ na zależne od zadania, funkcja automatycznego planowania spowoduje ponowne przeliczenie całego projektu.

Współpraca zespołowa

Im większy jest twój zespół, tym trudniej dostosować proces komunikacji. Aby to ułatwić, internetowy kreator diagramów Gantta oferuje funkcje do bardziej efektywnej komunikacji w zespole i między działami:

• Komentarze
  Możesz zostawić opis i komentarze bezpośrednio w ustawieniach zadania, aktualizować informacje o każdym z Twoich kroków i omawiać wszystkie szczegóły z kolegami z zespołu.
• Wzmianki
  Możesz również wymienić konkretną osobę używając “@”. Otrzymają oni powiadomienie w czasie rzeczywistym.
• Załączniki
  Łatwo dodasz plik z pulpitu za pomocą opcji “przeciągnij i upuść” lub załączysz go z Google Drive.
• Powiadomienia
  Wszyscy Twoi współpracownicy będą na bieżąco otrzymywać powiadomienia o każdej akcji.

Możesz zrobić to wszystko wygodnie i bez konieczności przełączania się między kartami przeglądarki, co pozwoli wszystkim pracownikom zaoszczędzić czas.

Zarządzanie zasobami i obciążeniem zasobów

Dzięki oprogramowaniu online do tworzenia diagramów Gantta, możesz:

• Dodawać ludzi do projektu, przydzielać zadania;
• Przypisać każdemu odpowiednią rolę: członka, właściciela lub administratora;
• Przydzielić wielu pracowników;
• Dodać wirtualne zasoby (tyle, ile jest potrzebne);
• Ustawić wartości dla wszystkich zasobów (koszt stały, za godzinę, lub pozycję);
• Tworzyć osobiste kalendarze dla współpracowników i zasobów z wyprzedzeniem;
• Śledzić obciążenie pracą, ponownie przydzielać zadania za pomocą funkcji “przeciągnij i upuść”, jeśli ktoś jest przeciążony/nieprzydzielony.

Eksport, publiczny adres URL

Korzystając z funkcji eksportowania, możesz konwertować swoje plany do popularnych formatów, takich jak PNG, PDF, XML i Excel. Zaawansowany eksport umożliwia łatwy dostęp do każdego projektu, bez względu na to, gdzie jesteś. Niezależnie od tego, czy chcesz pokazać go w trybie offline klientom lub udziałowcom, czy też zamierzasz dodać niektóre dane projektu do prezentacji.

Obraz diagramu Gantta może być statyczny lub dynamiczny. Możesz również wyświetlić podgląd dokumentu przed jego konwersją.

Z łatwością podzielisz się swoimi planami z klientami, udziałowcami i osobami trzecimi za pomocą publicznego adresu URL. Dzięki temu zawsze będziesz mógł udostępnić online każdy etap projektu. Jest to świetny sposób, aby informować klientów na bieżąco. Link będzie dostępny nawet jeśli adresat nie jest zarejestrowany w internetowym oprogramowaniu do tworzenia diagramów Gantta.

Rejestr czasu pracy

Aby zapewnić sprawny przebieg pracy, konieczna jest kontrola obciążenia pracą każdego pracownika. Rejestr czasu pracy pomaga kierownikom projektów mieć świadomość, kto tonie w zadaniach, a kto natomiast ma czas wolny.

Z kolei dla członków zespołu jest to świetny sposób na śledzenie czasu, jaki spędzają na zadaniach, wyciąganie wniosków i poprawę ich wydajności.

Sytuacja wyjściowa

Kolejną użyteczną funkcją, którą udostępnia ten internetowy kreator diagramów Gantta, jest podgląd sytuacji wyjściowej. Jest on zawsze tworzony na początku projektu, aby zapewnić, że zespół postępuje zgodnie z początkowym scenariuszem. Zatem na każdym etapie projektu można porównać, czy przebiega on zgodnie z planem.

Załóżmy, że ktoś opóźnił termin lub dodał/usunął zadanie. Natychmiast zauważysz to za pomocą funkcji sytuacji wyjściowej.

Historia zmian

Używając kombinacji Ctrl+Z, otworzysz historię zmian w projekcie. Umożliwia to przeglądanie wszystkich działań członków zespołu, każdego etapu projektu oraz uporządkowanie informacji według godzin, dni lub miesięcy.

W przypadku, gdy postanowisz cofnąć jakąś czynność i wrócić do dowolnego punktu w projekcie, przyda Ci się ta funkcja. Wszystkie wersje planów są dostępne w czasie rzeczywistym.

Zarządzanie portfolio

Co, jeśli musisz zarządzać wieloma projektami jednocześnie? A dodatkowo wszystkie te projekty są związane z jednym głównym celem, który jest głównym priorytetem dla całej firmy? Za pomocą internetowego kreatora diagramów Gantta możesz stworzyć i zarządzać portfolio projektów lub nawet kilkoma z nich.
Użycie GanttPRO jako oprogramowania do zarządzania portfolio projektów (PPM) pozwoli Ci na to:

• Ustalanie priorytetów i prowadzenie projektów;
• Zobaczenie ogólnego obrazu na drodze do głównego celu;
• Śledzenie postępów;
• Monitorowanie statusów, aktualizacji;
• Komunikację ze współpracownikami;
• Zarządzanie wieloma zasobami projektu;
• Zarządzanie obciążeniem pracą, terminami i budżetami.

Ponadto, proces zarządzania portfolio jest uproszczony, ponieważ możesz wykonywać wszystkie te czynności bez konieczności przełączania się między zakładkami i projektami.

Szablony diagramów Gantta

Narzędzie do zarządzania projektami online zawiera wiele gotowych szablonów diagramów Gantta, które są przeznaczone dla osób pracujących w różnych dziedzinach zawodowych, takich jak marketing, IT, budownictwo, handel detaliczny, doradztwo, edukacja i wiele innych.

Przygotowałeś idealny wzór, który chcesz wykorzystać w przyszłości? Nie ma problemu, możesz zaprojektować swój własny szablon i zapisać go w programie.

Raporty

Ta funkcja pomaga użytkownikom zobaczyć cały obraz każdego projektu. Istnieją dwa rodzaje raportów jakie można utworzyć: rejestr czasu i analiza budżetu.

Aby udostępnić raport klientom, udziałowcom i osobom trzecim, możesz wyeksportować go do dokumentu Excel.

Integracje

Integracja z innymi popularnymi narzędziami zapewnia efektywniejszą współpracę, oszczędność czasu i tym samym bardziej wydajny przepływ pracy w organizacjach i rozproszonych zespołach.

Kreator diagramów Gantta zapewnia integrację z JIRA Cloud i Google Drive. Obie usługi zachowują swoją pełną funkcjonalność.

Zalety integracji z JIRA Cloud:

• Prawidłowy przepływ pracy. Wszyscy mają dostęp do bieżących informacji, które są natychmiast aktualizowane 24/7;
• Całkowita synchronizacja. Zmiany w jednym oprogramowaniu wpływają na zmiany w innym;
• Błyskawiczna komunikacja pomiędzy członkami zespołu i działami. Nie ma potrzeby wysyłania wielu e-maili ani organizowania spotkań.

Zalety integracji z Google Drive:

• Łatwa praca z załącznikami. Dzięki oprogramowaniu można połączyć się z kontem na dysku Google i załączać pliki bezpośrednio z głównego folderu;
• Możliwość utworzenia nowego pliku. Korzystając z menu, można wybrać nowy dokument, arkusz kalkulacyjny, rysunek i prezentację. Wszystkie te elementy są dostępne do zaprojektowania bezpośrednio w narzędziu do tworzenia diagramów Gantta online;
• Możliwość wprowadzenia zmian do domyślnego folderu lub konta użytkownika.

Podsumowanie

GanttPRO nadaje się dla różnych sfer zawodowych i rozmaitych firm: od małych zespołów do dużych przedsiębiorstw. Ten artykuł dotyczy głównych cech tego internetowego oprogramowania do tworzenia diagramów Gantta. Aby dowiedzieć się więcej i dokładnie przetestować to narzędzie do zarządzania projektami, przetestuj wszystkie jego funkcje podczas 14-dniowego darmowego okresu próbnego.

About the Author

Valerie Ulasik – copywriterka pracująca w GanttPRO, pisze artykuły na temat IT, recenzuje narzędzia z zakresu PM oraz opisuje metodykę zarządzania projektami.