Masz dość Zooma? Oto najlepsze alternatywy dla wirtualnych spotkań

Właśnie skończyłeś drugie spotkanie w ciągu dnia. Szybki rzut oka na kalendarz pokazuje, że masz zaplanowane jeszcze trzy kolejne, a wszystkie odbywają się za pośrednictwem aplikacji Zoom.

Jeśli odbyłeś już zbyt wiele rozmów przez aplikację Zoom, by je zliczyć, to znużenie Zoomem jest naturalnym stanem rzeczy. Według badań przeprowadzonych w Stanford, cztery główne czynniki przyczyniają się do zmęczenia Zoomem:

• nadwyrężenie oczu spowodowane nadmierną ilością kontaktu wzrokowego z ekranem
• oglądanie siebie na ekranie w czasie rzeczywistym
• zmniejszona mobilność
• wyższa rola poznawcza – nasze umysły pracują ciężej, by rozszyfrować gesty i wysłać odpowiednie sygnały.

Inne badania przeprowadzone przez Microsoft Human Factors Lab dowodzą, że spotkania wideo powodują zmęczenie. Badania te odkryły, że długotrwała koncentracja fal mózgowych podczas spotkań wideo prowadzi do zmęczenia.

Być może, jak wiele innych osób, masz dość spotkań online i zastanawiasz się: “Czego mogę użyć zamiast Zooma?”. Zatem przedstawiamy fajne alternatywy dla programu Zoom, które zapewnią usprawniony przepływ pracy i zwiększoną produktywność.

8 alternatyw dla wirtualnych spotkań, które przełamią znużenie Zoomem

1. Nagraj wideo

IJeśli często organizujesz spotkania szkoleniowe dla swoich zespołów, możesz zamienić je w nagrane filmy wideo i z łatwością je udostępniać. Jest wiele darmowych narzędzi, których możesz użyć do nagrywania, takich jak Soapbox, CloudApp i Loom.

Dla większej wygody możesz wysłać nagranie wideo z wyprzedzeniem, a następnie uzupełnić je rozmową wideo, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Najlepsze w nagraniu wideo jest to, że wasze zespoły mogą do niego wracać, kiedy tylko chcą. Dodatkowo, uczestnicy mogą zawsze zatrzymywać i przewijać nagranie oraz robić notatki w dowolnym momencie.

A jeśli wprowadzasz do zespołu nowego pracownika, możesz użyć tego samego nagrania!

Nagrywanie filmów nie jest ograniczone tylko do szkoleń. Możesz je stworzyć, by wyjaśnić wytyczne firmy, wprowadzić nowe protokoły, przeprowadzić prezentację itd.

2. Napisz maila

Stary, dobry e-mail! Nigdy się nie zdezaktualizuje i zawsze będzie częścią asynchronicznej komunikacji, niezależnie od tego, czy twoje zespoły są zdalne, czy związane z biurem. Może wydawać się staroświecki, ale to właśnie z niego korzysta większość ludzi, kiedy nie mogą już wytrzymać wirtualnych spotkań.

E-maile były i zawsze będą niezawodną metodą komunikacji. Używa się ich głównie wtedy, gdy informacja, którą chcesz się podzielić, nie jest zależna od czasu lub gdy musisz szybko przekazać ją dużej grupie osób.

Służy on także jako pisemny zapis komunikacji, do którego możesz się łatwo odwołać w przyszłości. Jeśli wybierzesz e-mail jako formę komunikacji, warto pamiętać o następujących rzeczach:

• Unikaj długich i skomplikowanych wiadomości, które mogą wymagać dodatkowej dyskusji. Staraj się, by twoje wiadomości były tak zwięzłe, jak to tylko możliwe.
• Unikaj dzielenia się bardzo poufnymi informacjami. E-mail NIGDY nie jest prywatny i może być przekazany innym osobom bez twojej zgody lub udostępniony osobom nieupoważnionym.
• Zastanów się nad tym, kto jest twoim odbiorcą i zwracaj się do niego w odpowiedni sposób.
• Sprawdź swój ton. E-maile pełne emocji łatwo mogą zostać źle zrozumiane. Ogólna zasada jest taka, że jeśli zawahałbyś się powiedzieć coś komuś w twarz, nie pisz tego w mailu.

Uważaj jednak, by nie przesadzić z mailami. Ostatnie badanie opublikowane przez kalifornijską firmę Superhuman, zajmującą się oprogramowaniem do obsługi poczty elektronicznej, pokazuje, że zmęczenie mailami może prowadzić do odejścia pracowników z pracy.

Badanie przeprowadzone przez Wakefield Research pokazuje, że prawie jeden na czterech (25 procent) pracowników pragnie dnia wolnego od powiadomień. Badania wykazały również, że prawie 30 procent twierdzi, że poczta elektroniczna i komunikacja w miejscu pracy są głównymi czynnikami rozpraszającymi ich uwagę.

Kluczem jest znalezienie odpowiedniej równowagi między komunikacją a pracą, by zapewnić efektywną współpracę.

3. Wyślij bezpośrednią wiadomość (tzw. DM)

Oczywiście, e-maile nie mają zastosowania we wszystkich sytuacjach. Kiedy chcesz przekazać szybką aktualizację statusu, pomysł lub kontynuować wcześniejszą dyskusję, DM jest bardziej odpowiedni. Chociaż DM-y są bardziej swobodną formą komunikacji, nadal powinieneś ustalić jasne wytyczne, aby zapewnić profesjonalizm.

Na takie wiadomości odpowiadamy zazwyczaj w ciągu kilku godzin, jeśli nie minut! Upewnij się jednak, że wiesz, kiedy wypada z kimś pisać w taki sposób i jakich kanałów komunikacji używać.

Kiedy wysyłasz wiadomość do kogoś starszego od siebie, postaraj się, by była ona jak najbardziej profesjonalna. Unikaj używania GIF-ów, emotikonek czy swobodnego języka, chyba że ktoś użyje ich pierwszy.

4. Stwórz dokument FAQ

Wygodniej jest stworzyć jednostronicowy dokument odpowiadający na najczęściej zadawane pytania, zamiast powtarzać tę samą rozmowę z innymi pracownikami. Arkusz FAQ może być także użyty do konsolidacji powiązanych aktualizacji i może być całkiem przydatny dla osób, które dopiero zaczynają pracę.

Możesz użyć odpowiednich platform komunikacyjnych, takich jak email czy Google Drive, by rozprowadzić go wśród wszystkich zainteresowanych stron.

5. Zadzwoń

Rozmowy audio nie powodują takiego zmęczenia jak spotkania wideo, ponieważ twój mózg nie jest narażony na interpretowanie czyjegoś języka ciała i mimiki twarzy. Pracownicy zdalni korzystają obecnie z funkcji Walk-and-Talks (spacer i rozmowa), w ramach której odbierają telefony podczas spaceru w parku, na ulicy lub w okolicy.

Aby jednak rozmowy telefoniczne były efektywne, najlepiej ograniczyć je do jednej lub dwóch osób. Zarządzanie rozmowami audio dla grup może być wyzwaniem, chyba że jest to zwykła pogawędka z przyjaciółmi lub rodziną. Jeśli jest to rozmowa biznesowa, dobrze jest:

• Zaplanować rozmowy telefoniczne z wyprzedzeniem, tak by członek/członkowie zespołu mogli się przygotować i znaleźć spokojne miejsce do rozmowy.
• Ustalić porządek spotkania i wysłać go z wyprzedzeniem, aby uczestnicy wiedzieli, co będzie przedmiotem dyskusji.
• Ustalić limit czasu na rozmowy telefoniczne i trzymać się go.
• Wziąć pod uwagę strefy czasowe osób, z którymi chcesz się komunikować.

6. Skorzystaj z ankiet

Ankiety to prosty i szybki sposób na uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników, klientów i kontrahentów. Dzięki ankietom możesz oczekiwać szczerych opinii, sugestii, obaw lub pytań, ponieważ zachowana jest anonimowość.

Członek zespołu jest bardziej skłonny do otwarcia się wiedząc, że pozostanie anonimowy. Dodatkowo, jest to świetne narzędzie dla nieśmiałych i introwertycznych pracowników, którzy nie czują się komfortowo wyrażając swoje opinie podczas otwartych spotkań.

W dzisiejszych czasach tworzenie ankiet jest całkiem proste, dzięki darmowym narzędziom takim jak
Survey Monkey, Typeform lub Google Forms.

7. Rozpocznij wątek w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami

Co Ty na to, aby wyeliminować spotkania statusowe poprzez rozpoczęcie wątku statusowego w swoich platformach do zarządzania projektami? To także ogranicza marnowanie czasu na wysyłanie i odbieranie szybkich aktualizacji poprzez email.

Takie rozwiązanie jest wygodniejsze. Prawdopodobnie zainwestowałeś już w narzędzie do zarządzania projektami, więc nie musisz zaczynać od zera.

8. Skorzystaj z funkcji znaczników

Jeśli już korzystasz z narzędzi do współpracy, takich jak Microsoft Word czy Google Docs lub Sheets, wykorzystaj funkcje trybu “Śledzenie zmian” i “Sugerowanie”. Pozwalają one użytkownikom na wyrażanie opinii o dokumencie, a nawet dodawanie linków, pytań lub wyjaśnień w dokumencie.

Wszyscy zaproszeni mogą zobaczyć, jakie zmiany zostały wprowadzone, kto je wprowadził i dlaczego (jeśli dodasz wyjaśnienia).

Dokumenty Google mogą być też przydatne przy przedstawianiu pomysłów. Pomaga on zaproszonym osobom prowadzić uporządkowaną dyskusję, w której każdy może w równym stopniu uczestniczyć. Introwertycy nie będą się czuli pominięci ani przyćmieni.

Nie rezygnuj z rozmów wideo

Choć zmęczenie zoomem faktycznie istnieje, nie wykluczaj całkowicie wirtualnych spotkań. Rozważ zorganizowanie comiesięcznych rozmów integracyjnych, aby sprawdzić, co u wszystkich słychać. Interakcje w zespole za pośrednictwem wideo mogą pomóc w budowaniu i utrzymywaniu zdrowych relacji w pracy, a także zmniejszyć poczucie osamotnienia wśród pracowników.

Członkowie zespołu mogą grać w gry, prowadzić swobodne rozmowy, świętować lub po prostu cieszyć się wspólnie spędzonym czasem.

Spraw, by wirtualne spotkania były asynchroniczne

Wideokonferencje nie są czymś nowym. Jednak liczba osób korzystających ze spotkań wideo wzrosła o 50 procent w porównaniu z okresem sprzed pandemii COVID. Obecnie, rozmowy wideo, zarówno w celach osobistych, jak i biznesowych, są na najwyższym poziomie.

Czy jednak regularne wirtualne spotkania są w ogóle konieczne? Biorąc pod uwagę wszystkie dostępne dziś narzędzia do śledzenia produktywności, przejście na komunikację asynchroniczną może zaowocować efektywną współpracą. Lista przygotowana przez SoftwareTested to dobry punkt wyjścia do poszukiwania efektywnych narzędzi do pracy zdalnej.

Ten styl komunikacji pozwala zespołom zdalnym odpowiadać na e-maile i czaty lub komentować zadania i prośby w swoim wolnym czasie. Nie będą czuli żadnej presji, by być ciągle online w oczekiwaniu na zadania lub uczestniczyć w zaimprowizowanych spotkaniach.

W rezultacie mogą lepiej zarządzać swoimi harmonogramami pracy i cieszyć się nieprzerwaną pracą w skupieniu.

Dlaczego warto wdrożyć alternatywne rozwiązania dla wirtualnych spotkań

Częste spotkania mogą prowadzić do wypalenia zawodowego pracowników i obniżenia poziomu ich wydajności. Te alternatywy wirtualnych spotkań pozwolą Twoim zespołom lepiej wykorzystać czas, by skupić się na wykonywaniu rzeczywistej pracy.

Następnym razem, gdy będziesz chciał zorganizować połączenie wideokonferencyjne, zadaj sobie pytanie: “Czy to naprawdę konieczne?”. Czy zamiast tego wystarczyłby Dokument Google lub wątek statusu w waszym oprogramowaniu do zarządzania projektami? A może wystarczy zwykła ankieta?

O Autorze

Peter Njogu jest doświadczonym copywriterem technologicznym i marketingowym. Interesuje się nowopowstającym oprogramowaniem, marketingiem cyfrowym i blogowaniem. W czasie wolnym od pisania można go znaleźć przy książce lub bawiącego się ze swoim uroczym pieskiem Puppy.