8 najlepszych narzędzi do optymalizacji planu dnia

Czy zdarza ci się obudzić z poczuciem wyczerpania na samą myśl o czekającym cię pracowitym dniu? Ale czy naprawdę przeszkadza ci ilość pracy, czy też absolutny chaos, jaki towarzyszy jej wykonywaniu?

Dzięki prostym narzędziom, które są łatwo dostępne na rynku, planowanie dnia może stać się o wiele łatwiejsze. W tym blogu przyjrzymy się 8 najlepszym narzędziom do optymalizacji twojego codziennego harmonogramu. Te narzędzia do zarządzania czasem pomogą zmniejszyć chaos i poprawić ogólną produktywność dnia.

Dla lepszego zrozumienia, przyjrzyjmy się tym narzędziom w 5 różnych kategoriach:

1. Planer dzienny
2. Tworzenie harmonogramów
3. Zarządzanie zadaniami
4. Planowanie wydarzeń
5. Śledzenie produktywności

Nie tracąc czasu, przejdźmy do rzeczy.

A. Planer dzienny

Planery dzienne to narzędzia do zarządzania czasem, które pomogą ci z łatwością przejść przez cały dzień. Możesz organizować zadania i ustawiać przypomnienia w odpowiednim czasie, nadawać im priorytety i dzielić się swoim harmonogramem ze współpracownikami.

Jednak nie wszystkie planery mogą spełnić Twoje oczekiwania i potrzeby. Wybierając planer dzienny, weź pod uwagę swój budżet, jego kompatybilność z urządzeniami, integrację z innymi aplikacjami, których używasz na co dzień itd.

Przyjrzyjmy się dwóm planerom dziennym, które mogą spełnić twoje oczekiwania:

1. Todoist

Todoist jest uważany za jedno z najlepszych narzędzi do planowania. Jest to aplikacja wieloplatformowa, którą można łatwo zsynchronizować z urządzeniami z systemem Android, iOS, Windows, Mac, Apple Watch lub innymi dodatkami do przeglądarki.

To oprogramowanie bardzo ułatwia tworzenie zadań i zarządzanie nimi. Rozpoznaje słowa kluczowe, dzięki czemu wprowadzanie zadań jest znacznie łatwiejsze i płynniejsze. Można go też bez problemu zintegrować z wieloma aplikacjami codziennego użytku, takimi jak Gmail, Outlook, Kalendarz Google itd.

Dodatkowe funkcje, takie jak “Todoist karma”, która nagradza za trzymanie się planu, sprawiają, że oprogramowanie to wyróżnia się spośród innych. Todoist jest również znany z niezwykle pomocnego zespołu wsparcia technicznego.

Ceny:
Todoist oferuje 14-dniowy darmowy okres próbny, po którym zostaniesz poproszony o wybranie odpowiedniego planu płatności:

• Basic: Darmowy
• Premium: 3$/osobę/miesiąc
• Business: 5$/osobę/miesiąc

2. Any.do

Any.do też jest narzędziem wieloplatformowym działającym na systemach iOS, Android, Windows i Mac. To oprogramowanie to najlepszy sposób na organizowanie zadań dla zespołu i dla siebie, tak żeby zdążyć na czas.

Funkcje takie jak kodowanie kolorami i tagowanie sprawiają, że Any.do jest niezwykle łatwy w obsłudze. Program łączy się też płynnie z Twoimi kalendarzami i innymi popularnymi aplikacjami, takimi jak Gmail, Google Assistant, WhatsApp i inne, aby zapewnić Ci efektywność.

Ceny:
Any.do oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, po którym możesz wybrać jeden z dostępnych planów:

• Basic: Darmowy
• 1 miesiąc: 5,99$/miesiąc
• 6 miesięcy: 4,49$/miesiąc
• 12 miesięcy: $2.99 /miesiąc

B. Tworzenie harmonogramów

Przydzielanie czasu i zasobów do zadań, w których uczestniczy więcej niż jedna osoba (niezależnie od tego, czy jest to klient czy współpracownik) wymaga szybkiej i skutecznej komunikacji. Często ludzie spędzają zbyt wiele czasu na prostych zadaniach, takich jak planowanie usług dla klientów lub po prostu rezerwacja sali do prowadzenia spotkań. Problemy takie jak te odchodzą w niepamięć z pomocą narzędzia do tworzenia harmonogramów.

Narzędzia do tworzenia harmonogramów mogą uwolnić cię od wielu stresujących sytuacji, pozwalając ci zarezerwować spotkania już w kilka sekund. Pozwoli ci to zaoszczędzić czas, pieniądze i wysiłek, ponieważ nie potrzebujesz już pośrednika, który zaplanuje dla ciebie te spotkania.

Systemy te pomagają również Twojemu zespołowi szybko dostosować się do zmian w organizacji pracy, ponieważ wszystkie zmiany w harmonogramie mogą być aktualizowane w czasie rzeczywistym. Sytuacje takie jak ta pojawiają się zwykle w przypadku nieobecności członka zespołu, zmiany priorytetów zadań itp. Ponieważ tych sytuacji nie da się przewidzieć, oprogramowanie do planowania może być doskonałym narzędziem.

Jeśli chodzi o tworzenie harmonogramów, oto narzędzie, które uznaliśmy za najbardziej pomocne:

3. Appointy

Jeśli prowadzisz biznes oparty na usługach i chcesz zautomatyzować proces rezerwacji spotkań, to oprogramowanie może okazać się właśnie tym, czego ci brakuje. Appointy to jedno z najlepszych narzędzi do planowania, przeznaczone dla firm wszystkich typów i rozmiarów.

Dzięki Appointy możesz skonfigurować swoje usługi, przypisać pracowników do usług i określić ich dostępność, co bardzo ułatwia klientom rezerwację sesji.
 Możesz też zaoszczędzić sobie czasu i wysiłku, jaki trzeba włożyć w przypominanie klientom o spotkaniach, wysyłając automatyczne przypomnienia SMS-em i e-mailem, aby zapobiec nieobecności. Otrzymujesz również intuicyjny kalendarz z kolorowymi kodami, który może być synchronizowany dwukierunkowo z Twoimi osobistymi i służbowymi kalendarzami, takimi jak iCal, Outlook czy Kalendarz Google. Inne funkcje, takie jak zarządzanie bazą danych klientów, przedpłaty online i analiza wizyt, pomogą Ci w pełni wykorzystać dzień bez żadnych kłopotów.

Jako oprogramowanie do planowania oparte na chmurze Appointy oferuje wygodę planowania 24×7, dając Twoim klientom możliwość dokonywania rezerwacji nawet poza godzinami pracy. Jest również dostępny jako aplikacja mobilna, zarówno dla systemu Android, jak i iOS, dzięki czemu możesz śledzić swoje rezerwacje nawet wtedy, gdy jesteś z dala od swojego komputera.

Ceny:
Appointy oferuje 14-dniowy darmowy okres próbny, po którym zostaniesz poproszony o wybranie odpowiedniego dla siebie planu płatności:

• Plan podstawowy: Darmowy
• Plan Growth: 19,99$/miesiąc
• Plan Professional: 49,99$/miesiąc
• Plan Enterprise: 79,99$/miesiąc

Appointy oferuje również swoim klientom rozwiązania w zakresie planowania dostosowane do ich unikalnych potrzeb.

C. Zarządzanie zadaniami

Twój dzień jako pracownika, może się skomplikować, jeśli w twojej firmie lub zespole nie ma komunikacji dotyczącej zadań, które trzeba wykonać. W takim przypadku narzędzia do zarządzania zadaniami mogą być doskonałym rozwiązaniem.

Kiedy liczba osób zaangażowanych w projekt wzrasta, trudno jest wykonać zadania w sposób efektywny bez narzędzia takiego jak menedżer zadań, który śledzi to, co się dzieje. Pomaga ono nie tylko w zarządzaniu projektem, ale także w przydzielaniu zasobów, zarządzaniu czasem i monitorowaniu wyników.

Te wizualne narzędzia pomagają również we współpracy, dając zespołom jasny obraz tego, co należy osiągnąć i umożliwiając szybką komunikację w celu wdrożenia pomysłów. Mogą one znacznie zmniejszyć ilość czasu poświęcanego na decydowanie, co należy zrobić w następnej kolejności, co z kolei pomoże zrealizować zadania w zaplanowanym terminie.

Oto dwa takie narzędzia, które pomogą Ci w zarządzaniu zadaniami:

4. Monday.com

Jeśli szukasz oprogramowania do zarządzania zadaniami dla dużego zespołu o złożonym przepływie pracy, Monday.com może okazać się najlepszym rozwiązaniem.

Oprogramowanie to udostępnia wiele widoków wizualizacji projektów, w tym widoki Kanban, Gantt, oś czasu i kalendarz. Wbudowane w system narzędzie do śledzenia czasu pozwala dokładniej przyjrzeć się, jak długo trwają zadania. Umożliwia również skonfigurowanie oprogramowania od podstaw przy użyciu dostosowywanych szablonów.

Możesz zintegrować to oprogramowanie z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, takimi jak Kalendarz Google, Todoist, Zoom, Shopify i wiele innych.

Ceny:
Monday.com oferuje 4 plany płatności, dostępne po 14-dniowym darmowym okresie próbnym:

• Plan Basic: 8$/miesiąc
• Plan Standard: 10$/miesiąc
• Plan Pro: 16$/miesiąc
• Plan Enterprise: Może się różnić w zależności od wymagań klienta.

5. ClickUp

ClickUp to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania czasem, które jest odpowiednie dla firm każdej wielkości i może być dostosowane do niemal każdego określonego przypadku użycia. Umożliwia on tworzenie własnych widoków, które pozwalają na wgląd we wszystko, co robisz w swojej organizacji.

ClickUp umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym i przypisywanie zespołowi komentarzy w postaci mini-zadań. Możesz zminimalizować zadania do swojej puli i wracać do nich w razie potrzeby. Oprogramowanie dostarcza również raporty w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz śledzić wydajność swojego zespołu.

Ceny:
ClickUp oferuje 5 planów płatności do wyboru:

• Plan darmowy
• Unlimited: 5$/miesiąc
• Business: 12$/miesiąc
• Business Plus: 19$/miesiąc
• Enterprise: Może się różnić w zależności od wymagań klienta.

D. Planowanie wydarzeń

Przy wszystkich drobnych szczegółach, które trzeba wziąć pod uwagę, i zespołach, którymi trzeba zarządzać, proces organizacji wydarzeń może być bardzo trudny.

Korzystanie z narzędzi pomagających w planowaniu takich wydarzeń może być bardzo przydatne, ponieważ mogą one całkowicie uprościć i usprawnić ten proces. Dzięki automatyzacji możesz drastycznie zmniejszyć ilość poświęcanego czasu i jednocześnie zwiększyć wydajność pracy.

Oto program do planowania wydarzeń, który naprawdę wyróżnia się w tej dziedzinie:

6. RegFox

RegFox to narzędzie do zarządzania wydarzeniami, które jest znane z tego, że jest niezwykle wszechstronne i wyposażone w wiele funkcji. Program jest bardzo elastyczny i niedrogi.

Reg Fox jest niezwykle prosty w użyciu i bardzo łatwy w nawigacji zarówno na froncie (klient), jak i na zapleczu (administrator). Niezwykle intuicyjna konfiguracja sprawia, że tworzenie wydarzeń jest niezwykle proste.

Ponadto program posiada świetną pomoc techniczną, która jest zawsze gotowa do pomocy, jeśli napotkasz jakiś problem.

Ceny:
RegFox oferuje niesamowitą cenę – tylko 0,99$ za uczestnika.

E. Śledzenie produktywności

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za zarządzanie zespołem, ocena jakości pracy zespołu jest ważnym krokiem w celu zapewnienia optymalnych wyników. Może to pomóc poprawić czas realizacji zadań i jakość pracy bez konieczności mikrozarządzania codziennymi działaniami zespołu.

Te systemy monitorujące są zgodne ze wszystkimi odpowiednimi przepisami rządowymi dotyczącymi prywatności pracowników i pozwalają mierzyć produktywność zespołu. Pomagają w ustalaniu priorytetów zadań i wyznaczaniu jasnych celów zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych, dzięki czemu można znacznie zwiększyć wydajność.

Oto kilka narzędzi monitorujących, które możesz rozważyć:

7. Time Doctor

Time Doctor to oparty na chmurze system śledzenia czasu pracy, który nie tylko pomaga pracownikom lepiej zarządzać swoim czasem, ale także dostarcza informacji zwrotnych, jak go poprawić. Można go łatwo zintegrować z firmową platformą do zarządzania projektami, co ułatwia kontrolę pracowników.

Time Doctor ma też kilka specjalnych funkcji, takich jak monitorowanie czatu i automatyczne zrzuty ekranu, które pozwalają na zachowanie właściwego zapisu tego, jak Twoi pracownicy spędzają czas. Możesz również używać tego oprogramowania do tworzenia list płac i płacenia swoim pracownikom za jego pośrednictwem.

Ceny:
Time Doctor oferuje 3 główne opcje płatności oraz możliwość 14-dniowego bezpłatnego wypróbowania produktu.

• Plan Basic: 7$/miesiąc
• Plan Standard: 10$/miesiąc
• Plan Premium: 20$/miesiąc

8. ProofHub

ProofHub to program do zarządzania czasem dla osób, które chcą efektywnie planować swoje projekty i współpracę. Dzięki przechowywaniu list zadań, przepływów pracy, kalendarzy i innych elementów w jednej platformie, oprogramowanie to może znacznie zwiększyć produktywność i zapewnić widok z lotu ptaka na wszystkie bieżące projekty i projekty w toku.

Gdy tylko zaczniesz pracować nad zadaniem, ProofHub udostępni ci automatyczny licznik czasu, który pozwoli ci śledzić każdą rozliczaną godzinę. Oprogramowanie można również łatwo zintegrować z aplikacjami innych firm, takimi jak Freshbooks, aby uprościć procesy rozliczania i fakturowania.

Udostępnia również zaawansowane funkcje zarządzania projektami, narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym oraz niestandardowe raporty.

Ceny:

• Plan podstawowy: 50$/miesiąc rozliczany miesięcznie lub 45$/miesiąc rozliczany rocznie.
• Plan Ultimate Control: 99,00 USD/miesiąc rozliczany miesięcznie lub 89,00$/miesiąc rozliczany rocznie.

Uwagi końcowe

Teraz, kiedy już znasz dostępne opcje, które pomogą ci uporządkować twój dzień, pozostało ci tylko zacząć działać! Nie wahaj się zainwestować w te narzędzia, ponieważ pomogą one uporządkować Twój dzień dzięki automatyzacji i usprawnieniu procesów biznesowych.

Wykorzystanie tych 8 narzędzi do optymalizacji codziennego harmonogramu może być punktem przełomowym pomiędzy ciężką a mądrą pracą.

O Autorze

Shreyas Karuvat jest członkiem zespołu marketingowego w Appointy. Po pracy można go spotkać wszędzie tam, gdzie zaprowadzi go muzyka w słuchawkach (z pewnością nie z tego świata) lub bawiącego się ze znajdującymi się w pobliżu szczeniakami.