Śledź postępy w pracy i jej wyniki dzięki Asana

Rynek narzędzi zarządzania pracą i zespołem wciąż się rozwija. Przez ciągle wzrastającą konkurencję, użytkownicy oczekują coraz więcej w zakresie współpracy od tego typu narzędzi. W sytuacji, gdy coraz więcej nowych graczy wkracza na ten rynek, użytkownicy mają prawo mieć problem z wyborem najbardziej optymalnego dla ich potrzeb narzędzia. Jednak ich wybór jest w istocie naprawdę prosty – jest nim narzędzie, które zaspokoi ich wszystkie bieżące potrzeby, doda kilka nowych funkcjonalności oraz przede wszystkim zmieści się w ich budżecie. Zamiast wybrania „popularnej” aplikacji, na której zespołowi nie będzie wcale tak prosto pracować i która nie będzie zbyt użyteczna, zdecydować się na taką, której działanie zrozumie każdy, jej używanie będzie komfortowe, a wydajność pracy znacząco wzrośnie.

A jeśli mówimy o łatwości obsługi, to ludzie stojący za Asana są w tym prawdziwymi profesjonalistami. Kto lepiej zrozumie, czego potrzebuje typowy użytkownik i jak zyskać jego uwagę, jak nie ludzie stojący za sławą Facebooka? Przedstawiamy Wam Asana, którego pomysłodawcą jest Dustin Moskovitz (były współzałożyciel i lider głównego działu technicznego Facebooka) oraz Justin Rosenstein (współtwórca przycisku „Lubię to” oraz Facebook Pages na Facebooku oraz Gmail Chat i Dysku Google w Google).

Asana – pomaga ludzkości umożliwiając współpracę bez zbędnego wysiłku

Asana opiera się na kilku prostych założeniach:

• zbudowanie miejsca, gdzie wszystkie najważniejsze szczegóły większego dzieła są zorganizowane,
• każda osoba wie, czym zajmuje się cały zespół i dlaczego to robi,
• wprowadzenie jasności i przejrzystości, by umożliwić zespołom współpracę z jak najmniejszymi tarciami i zapewnić tym samym lepsze wyniki,
• wspieranie środowiska, w którym współpraca jest łatwa, a ludzie kochają to, co robią i są za to doceniani.

Te silne założenia utorowały drogę do tego, by Asana stała się jedną z najszybciej rozwijających się firm SaaS w historii („Software as a Service” – „oprogramowanie jako usługa”).

Asana jako narzędzie zarządzania projektami różni się od innych mu podobnych w wielu aspektach. Zapewnia to, że zespoły mogą przenieść swoją pracę od początku do końca na wyższy poziom, wliczając w to: zadania, projekty, rozmowy i panele robocze. Każdy w ramach projektu jest w stanie śledzić postępy bez potrzeby planowania spotkania ewaluacyjnego lub wysyłania e-maili. Funkcjonalności włączające kolejne konwersje do bieżących zadań sprawiają, że podjęcie kolejnych etapów projektu jest łatwiejsze. Dodatkowo, dzięki Asana, możesz zapewnić sobie tylko aktualizacje statusu tego, czym się aktualnie zajmujesz, zamiast być przytłaczanym wielką ilością niechcianych wiadomości.

Jesteśmy przekonani, że masz już pewien obraz tego, co oferuje ta aplikacja, ale dla uporządkowania Twojej wiedzy poniżej zamieszczamy krótki przegląd najbardziej imponujących funkcjonalności Asana:

• Umożliwienie tworzenia i przypisywania zadań, organizowania zadań w ramach wspólnych projektów.
• Sekcje pozwalające dopasowywać przepływy pracy oraz strukturę projektu.
• Przypomnienia ostatecznych terminów pozwolą zakończyć wszystkie zadania na czas.
• Lepsza komunikacja dzięki konwersacjom prowadzonym w ramach pojedynczych zadań lub całego projektu oraz strony zespołu.
• Konfigurowalne widoki dla Twoich zadań, skrzynki odbiorczej, panelu roboczego, kalendarzy, plików, a nawet wyszukiwarka pomagająca ustalać priorytety dla poszczególnych elementów.
• Zarządzanie zespołem zostało usprawnione dzięki przydzieleniu zadaniom liderów, pozwalaniu zainteresowanym osobom śledzić poszczególne zadania i projekty oraz umożliwieniu zespołom współpracować z dostawcami, sprzedawcami i partnerami Asana.
• Bezproblemowa integracja z Dropbox, Chrome, Slack, GitHub, Okta, Google Drive i innymi usługami.

Jak to działa?

Aby rozpocząć korzystanie z Asana, zarejestruj się za darmo korzystając z jednego z linków podanych na stronie głównej. Po zakończeniu rejestracji, zostaniesz poproszony o wypełnienie profilu. Wypełnij podstawowe dane i prześlij swoje zdjęcie, jeśli chcesz. Wypełnij pozostałe informacje, takie jak szczegółowe dane na temat członków zespołu i w końcu przejdź do głównego interfejsu.
Układ strony oraz jej styl jest bardzo prosty i przystępny z wskaźnikami pomocnymi dla początkujących użytkowników. Interfejs został podzielony na 5 głównych sekcji:

1. Lewy pasek boczny umożliwia dostęp do:
   1. Panele robocze – ogólny widok na stan oraz postępy Twoich projektów. Kliknięcie na „Mój panel roboczy” („My Dashboard”) otworzy okienko pop-up, gdzie będziesz mógł dodać/usunąć projekty.
   2. Strony zespołu – główna lokacja dająca dostęp do pracy całego Twojego zespołu. Znajdują się tutaj 2 główne widoki:
      1. Konwersacje – pozwalają udostępniać ogłoszenia całemu zespołowi, dyskutować nad projektami lub celebrować osiągnięcia. Rozpoczęcie konwersacji jest podobne do publikowania postu na Facebooku.
      2. Kalendarz – pozwala menadżerom być cały czas na bieżąco dzięki monitorowaniu postępów prac nad zadaniami przydzielonymi zespołowi. Możesz także dodawać tutaj wydarzenia oraz synchronizować kalendarz zespołu.
   3. Projekty – listy zadań. Kliknięcie na nazwie projektu załaduje go do okna głównego. Ikona składająca się z trzech kropek, przypisana do każdego projektu, zawiera listę dostępnych opcji (zaznacz, użyj jako szablonu, usuń, zarchiwizuj itp.).
   4. Ulubione – dodane do ulubionych projekty, ludzie, tagi lub skonfigurowane widoki dla łatwiejszego dostępu. Ulubione są oznaczane ikoną gwiazdki.
   5. Ostatnie – szybka nawigacja do ostatnio oglądanych elementów. Ostatnie są oznaczone ikoną zegara.
2. Górny pasek umożliwia dostęp do:
   1. Zadania – praca przypisana do Ciebie.
   2. Skrzynka odbiorcza – centrum powiadomień na Asana.
   3. Szybkie dodawanie – do tworzenia zadań, projektów, konwersacji lub zapraszania ludzi.
   4. Wyszukiwanie – zadań, ludzi, konwersacji, tagów lub projektów.
   5. Pomoc – pomocne wskazówki i rady.
   6. Ustawienia i opcje profilu – do przełączania pomiędzy obszarami roboczymi.
3. Nagłówek umożliwia dostęp do:
   1. Ulubione – projekt, zadanie lub aktualny widok.
   2. Opcje dostępu – druk, archiwizacja, usuwanie, eksportowanie itp. Opcje można wyświetlić klikając na strzałce rozwijającej menu.
   3. Zmiana widoku – wybierz widok listy, konwersacji, kalendarza, postępów, plików.
   4. Lista członków projektu.
4. Główne okno to duża sekcja interfejsu na środku, która zawiera szczegółowe informacje na temat elementu wybranego na lewym pasku bocznym. Tutaj także znajdą się wyniki wyszukiwania, powiadomienia ze skrzynki odbiorczej, posty konwersacji i karty projektu panelu roboczego. Główne okno pozwoli Ci:
   1. Dodawać zadania.
   2. Sortować i filtrować listę.
   3. Oznaczać zadania jako wykonane/niewykonane.
   4. Określać termin ostateczny wykonania zadania oraz przypisywać do niego członków zespołu.
5. Prawy pasek boczny pozwoli Ci zobaczyć szczegóły zadania wybranego w oknie głównym. Korzystając z prawego paska bocznego będziesz mógł:
   1. Zidentyfikować projekt, do którego należy zadanie.
   2. Śledzić/Przestać śledzić zadanie.
   3. Dołączać pliki itp.

Asana jest stosunkowo łatwa w zrozumieniu i zastosowaniu w porównaniu do wielu innych narzędzi zarządzania projektami. Bez wątpienia jest to jedna z jej najmocniejszych stron. Oprócz tego, oferuje też kompletną i bardzo użyteczną dokumentację, będącą doskonałym przewodnikiem po dostępnych operacjach i używanej terminologii.

Silne i słabe strony produktu

Czy naprawdę musimy ponownie wymieniać jego mocne strony? Zapraszamy do przejrzenia listy jego funkcjonalności i opisu użytkowania powyżej, by mieć wyobrażenie na temat mocy tego narzędzia.
Jeśli zaś mowa o słabościach, to, jak zazwyczaj w takich przypadkach, wszystko sprowadza się do kwestii ceny. Dla małych zespołów, liczących nie więcej niż 15 osób, podstawowe konto na Asana może być zupełnie darmowe. Użytkownicy mogą zdecydować się na przejście na płatną subskrypcję oferującą jeszcze więcej funkcjonalności. Jej koszt to około 8,5$ miesięcznie na osobę (to około 100$ rocznie na osobę). Można natrafić na oferty promocyjne. Cena jednak wcale nie musi być wielkim problemem, szczególnie dla dużych firm, które chcą ułatwić sobie życie.

• Pozwól swoim zespołom pracować i współpracować bez zbędnego wysiłku dzięki @asana asana.com/ via @MonitoringStron

  Tweetnij to

Podsumowanie

Podsumowując, ciężko znaleźć jakąś usterkę Asana. To bardzo dobre narzędzie oferujące uproszczenie pracy w przystępnej cenie. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź to sam!