Załatw więcej, dzięki inteligentnemu narzędziu do współpracy – Trello

Praca nad wieloma projektami naraz często wiąże się z koniecznością nadzorowania postępów w pracy poszczególnych członków zespołu. Kłopotliwym może okazać się również przypisywanie zadań i sprawdzanie ich statusu, trzymanie się ustalonego harmonogramu, planowanie przyszłych zadań itd. Trello pozytywnie wpływa na produktywność firmy, a jednocześnie wyposaża ją w zróżnicowane formy współpracy.

Trello – Proste i wydajne narzędzie do zarządzania projektami

Trello usprawnia współpracę pomiędzy poszczególnymi zespołami, dzięki czemu każdy pracownik jest w stanie ukończyć więcej zadań. Złożone procesy, takie jak stanie na straży płynnego przepływu informacji czy synchronizacja pracy dzięki Trello stają się łatwe, ponieważ narzędzie to pozwala opracowywać i śledzić przepływ pracy, a także nadzorować go. Trello pomaga aktywnie śledzić statusy zadań, a następnie publikować go w miejscu widocznym dla całego zespołu.

Oto krótka lista podstawowych funkcji narzędzia:

• Listy i karty do szybkiego przeglądania zadań – Trello pozwala dodawać zadania i przypisywać je do konkretnych członków zespołu za pomocą kart. Funkcje takie jak planowane terminy realizacji czy raporty miesięczne sprawiają, że członkowie zespołu są w pełni świadomi zadań, za które ponoszą odpowiedzialność.
• Funkcje znakowania, tagów i komentarzy ułatwiające organizację – Funkcje znakowania i tagów pomagają sprawniej zarządzać aspektami, takimi jak, chociażby budżet. Możemy łatwo rozporządzać naszymi finansami za pomocą terminowych komentarzy i odpowiednich tagów.
• Edycja typu drag & drop – Nieskomplikowana funkcja edycji metodą drag & drop to niesamowite ułatwienie przy organizacji kart i śledzeniu statusu zadań.
• Alerty o deadline-ach i powiadomienia przeglądarkowe – Trello daje nam pewność, że już nigdy nie przegapimy żadnego deadline-u ani spotkania, a ustawienia powiadomień przeglądarkowych i emailowych można łatwo dostosowywać.
• Dodawanie załączników – Możemy łatwo dodawać wszystkie niezbędne dokumenty bezpośrednio do panelu zadań.
• Dyskusja – Opcje takie jak panele dyskusyjne, gdzie możemy bezpośrednio oznaczać ludzi w trakcie czatu, sprawiają, że Trello znakomicie sprawdzi się zawsze wtedy, gdy zajdzie konieczność przeprowadzenia burzy mózgu.
• Panel wyszukiwania zadań – Trello jest wyposażone w panel do wyszukiwania zadań, dzięki któremu z łatwością wyszukamy wszystkie zadania dla nas.
• Panele podatkowe do organizacji kwestii podatkowych – By usprawnić i uporządkować proces podatkowy, Trello wprowadziło specjalne panele podatkowe. Jest nawet możliwość udostępniania ich księgowej, za pomocą funkcji kopiowania całego panelu.

Jak to działa

Konfiguracja Trello to nieskomplikowane zadanie, które nie powinno nam zająć więcej, niż kilka minut. Na samym początku nie ma potrzeby wprowadzać zbyt wielu informacji, wystarczy jedynie nazwisko, adres email i hasło. Jest to aplikacja działająca na zasadzie chmury. Możemy wejść na oficjalną stronę aplikacji i zarejestrować się za darmo. Na początek dobrze jest wybrać plan darmowej subskrypcji, a dopiero po głębszym zapoznaniu się z narzędziem, przejść na plan płatny, najlepiej odpowiadający naszym potrzebom, jak i budżetowi.

Po rejestracji i zalogowaniu się wyświetli nam się tablica, którą będziemy mogli dostosować zależnie od naszych potrzeb. Za pomocą paska narzędzi, widocznego w prawym, górnym rogu ekranu, będziemy mogli stworzyć własne bio, awatar, czy dostosować ustawienia języka. Ponadto narzędzie wyposażone jest w tryb przyjazny użytkownikom z daltonizmem. Interfejs narzędzia jest przejrzysty i interaktywny, a ekran główny pokazuje nam nasze osobiste i ostatnio przeglądane tablice.

Formowanie zespołu i inne opcje tablic dostępne są z lewej strony ekranu. W zależności od naszych potrzeb możemy zacząć od konfiguracji tablicy, karty list lub menu.

Konfiguracja każdego z elementów przebiega niemal identycznie, więc jako przykład omówmy sobie ustawienia tablicy, dodając kilka elementów.

Krok 1 – W prawym górnym rogu tablicy widnieje pasek narzędzi. Należy kliknąć ikonę „+”, symbolizującą utworzenie nowej listy.

Krok 2 – Teraz pora na wpisanie nazwy listy. Nazwa może oznaczać cokolwiek, począwszy od zadania, po projekt, nad którym obecnie pracujemy.

Krok 3 – Do utworzonej właśnie listy możemy dodawać karty. Dokonamy tego, klikając opcję „Dodaj kartę”. Ponownie zostaniemy poproszeni o wprowadzanie nazw, które w przypadku kart dobrze, aby były krótkie.

Krok 4 – W celu sprawniejszego zarządzania, możemy przypisywać dodatkowe informacje, takie jak planowany termin wykonania i komentarze, a także załączać dokumenty itd.

Krok 5 – Na koniec należałoby zaprosić członków drużyny i przypisać im konkretne zadania. Możemy tego dokonać, klikając opcję „Zaproś”, widoczną w menu tablicy.

Zalety i wady

Zalety

• Trello posiada bardzo elastyczny design, a także możliwość uzyskania dostępu za pomocą kilku różnych urządzeń.
• System powiadomień naprawdę robi wrażenie i jest jedną z najmocniejszych funkcji tej aplikacji. Każda zmiana dokonana na Trello zostaje zgłoszona w powiadomieniu emailowym.
• Dodawanie członków zespołu na Trello jest proste. Użytkownicy mogą wysyłać zaproszenia na adres emailowy nowego użytkownika.
• Aplikacja jest prosta w obsłudze, co czyni ją idealną nawet dla początkujących.

Wady

• Jeśli zdecydujemy się na aplikację w chmurze, będzie ona wymagała solidnego połączenia z internetem.
• Edycja komentarzy nie jest możliwa. Trello pozwala jedynie na dodawanie komentarzy, ale nie na edytowanie ich. Jeśli komentarz został już opublikowany, nie możemy go zmienić.
• Pamięć aplikacji w chmurze jest ograniczona do 250MB w przypadku złotego planu subskrypcji. W innym przypadku to jedynie 10MB.
• Narzędzie nie jest przeznaczone dla dużych zespołów lub skomplikowanych projektów.

Podsumowując

Trello oferuje interaktywne narzędzia do zarządzania projektem, jednak może nie sprostać dużym lub skomplikowanym zadaniom, wykonywanym, chociażby, przez korporacje. Małe firmy i startupy to jednak grupy, które mogą wiele zyskać za sprawą tego prostego i niedrogiego rozwiązania. Całe piękno Trello tkwi w tym, że umożliwia ono nieodpłatne zapoznanie się z jego funkcjami, a także zapewnia obszerny okres próbny, wystarczający na podjęcie decyzji. Nie wymaga praktycznie żadnego szkolenia się i być może właśnie to jest powodem jego popularności wśród niektórych organizacji.